Сп. Езда | 2009-11-28

Продължение от бр. 43

Вече трети пореден брой продължава рубриката ни, посветена на успешната работа с медиите по време на конно-спортни събития. Не забравяйте – това е най-евтината реклама, която можете да си осигурите!

Пресконференциите трябва да бъдат организирани само тогава, когато има реална нужда от тях, когато има конкретна новина, която да бъде съобщена на медиите. Ако информацията не изисква пряка комуникация между организаторите и журналистите, по-добре не свиквайте пресконференция – е съветът на ПР специалистите от FEI. В противен случай има опасност медиите да останат с усещането за информационна оскъдност на пресконференцията и в резултат едва ли биха взели участие в следващата.

Темата и основните точки от дневния ред на пресконференцията трябва предварително да бъдат обявени на журналистите.

Пресконференциите могат да бъдат организирани в различни моменти от събитието. Най-често се свикват преди събитието (като презентация на предстоящото шоу) или по време на събитието (например след края на по-важни изпитания).

Пресконференция преди събитието

На нея трябва да бъдат представени:

• Организационният комитет
• Програмата на състезанието и по-важните ездачи, които са потвърдили участието си
• Някои технически аспекти като терен, схема на паркура и т. н.
• Важни или известни личности, чието присъствие (дори и като гости) би представлявало интерес за медиите
• Информация за пресцентъра и координати за връзка с него
• Спонсорите и т. н.

Пресконференция след събитието

В края на всяко състезание или на състезателния ден на журналистите трябва да бъде дадена възможност да се срещнат със състезатели, треньори, коредизайнера и т. н. В зависимост от значимостта на събитието и проявения интерес от страна на медиите може да бъде организирана пресконференция със съответните лица, но тя трябва да е по-скоро под формата на неформален брифинг.

Дневен ред

Прессекретарят трябва да води конференцията по следните по-важни точки от дневния ред:

• Представяне на хората на президиума. Не забравяйте да поставите табели с имената пред всеки от тях. Когато се съобщават имена (на ездачи, на коне и т. н.), е добре да бъдат изговорени буква по буква, за да не стават грешки.
• Обявяване на резултатите от състезанието (или на тези от временното класиране -водач до момента). Ако състезанието е част от сериен турнир, трябва да се предоставят и обновени ранглисти за целия турнир. Осигурете резултатите и в писмена форма, които да са на разположение дори след пресконференцията.
• Кратък коментар за самото състезание (брой на участниците, на публиката и т. н.)
• Като встъпление към въпросите на журналистите е добре прессекретарят да зададе първия въпрос към интервюираната личност.
• "Играта" въпроси и отговори. Тя трябва да бъде контролирана от прессекретаря, който избира в кой момент на коя медия да даде думата. Всеки журналист трябва да представи себе си и медията, за която работи, преди да зададе въпроса си.
• За заключение прессекретарят благодари на събеседниците и на аудиторията. Обявява текуща информация (програмата за следващия ден и т. н.).
Не забрявайте, че пресконференцията трябва да бъде добре озвучена и, ако е необходимо, да се използват микрофони. В зависимост от значимостта на събитието е добре да бъде осигурен превод между местния език и един (английски) или два чужди.

Присъствие

Много важен момент е да не пропуснете да инфромирате състезателите (и останалите лица, представляващи интерес), че ще бъдат очаквани на пресконференцията, и да поискате потвърждението им, че ще присъстват. Грам невнимание в това отношение може да провали цялата пресконференция. Също така, ако е необходимо да ви придружат за интервю веднага след награждаването, също трябва да го знаят предварително. Добре е за всички присъстващи на пресконференцията да бъдат осигурени леки напитки (обикновено минерална вода).

График

Пресконференцията (по време на събитието) трябва да се проведе възможно най-скоро след края на конкретното състезание. Предполага се, че пълният график с мястото, часа, темата и събеседниците на всички пресконференции за турнира е обявен на акредитираните медии още в началото на събитието.

Управление на кризи

Прессекретарят е отговорен и при възникването на кризи (скандали и т. н.). Той задължително трябва да бъде включен в екипа за справяне с проблема. Има основно 4 типа кризи, които могат да възникнат на конно събитие – проблеми със състезанието (инциденти с коне, ездачи, зрители), проблеми с решения на ветеринарната или съдийската комисия (допинг, и т. н.), свързани с дисциплината (правилника на състезанието и т. н.), организационни проблеми (например свъзрани с транспорта, достъпа, електроавария и др.). Веднага щом бъдат установени обстоятелствата и плана за действие, на медиите трябва да бъде предоставено писмено изявление (идващо от целия организационен комитет). Междувременно прессекретарят е отговорен за първите информации към медиите или, ако е необходимо информацията да бъде задържана известно време, той трябва да направи стандартни съобщения от типа: "В момента разследват фактите. Веднага, след като бъдат установени, ще получите подробно изявление и ще бъде свикана пресконференция". Отговорите на прессекретаря трябва да са спокойни и неемоционални, обективни, ясно фактологични и кратки.

Из Наръчник на FEI за медийното обслужване на конно-спортни събития

Продължва в бр. 45

01.10.2009 г.

Стр. 68, 69