14 правила на e-mail етикета

www.manager.bg I 5.07.2015г.

 

Средностатистически, човек губи около една четвърт от работната си седмица в преглед на стотици електронни писма. Независимо, че общуването с имейли вече ни е като втора природа, тренерът по делово общуване Барбара Пачтър е убедена, че далеч не всички умеят да ползват както трябва електронната поща.

Напротив, повечето са склонни да допускат елементарни грешки, най-вече заради огромното количество писма, които трябва да четат и пишат всеки ден. Може да са дребни, но се трупат и с времето започват да влияят негативно на кариерата.

 В книгата си „Основи на бизнес етикета” Пачтър откроява основните правила за ползване на електронна поща при деловото общуване. Ето най-важните от тях.

1. Формулирайте ясно темата на писмата

Като подходящи примери тя посочва: „Датата на срещата е преместена”, „Въпрос, свързан с вашата презентация” или „Предложение по вашата заявка”. Много често хората решават дали изобщо да отворят писмото като се ориентират по темата.  Решението да прочетат точно вашето писмо винаги зависи от това дали сте показали разбиране относно проблема на своите адресати, запознати ли сте с това, което ги вълнува, отбелязва Пачтър.

2. Дръжте се професионално

Когато работите за дадена компания, обикновено се налага да използвате корпоративната поща. Ако работите за себе си и периодично използвате личната си поща, внимавайте при изобра на адреса. Той винаги трябва да съдържа вашето име, за да е съвсем ясно кой изпраща писма. Никога не използвайте адрес, който съдържа означения, нямащи нищо общо с работата ви: например, babygirl@…или beerlover@… Несериозно е, и веднага ви пишат черна точка.

3. Помислете два пъти преди да натиснете „Reply All”

Никой не обича да чете писма с още 20 души едновременно. Не бързайте да зададете опцията „Reply All”, докато не проверите и не се убедите, че всеки в списъка ви с адреси трябва да прочете вашия отговор.

4. Използвайте  професионални обръщения

По-свободните маниери с поздрави от рода на „Здрасти!” „Йо, Ей!” нямат място в деловата поща, казва Пачтър. По-добре е да започвате със „Здравейте”, или „Добър ден.” Освен това, изписвайте пълните имена на хората, с които общувате, а не умалителни форми, съветва още тя.

5. Не прекалявайте с възклицателните знаци

Ако смятате да поставяте възклицателни знаци в писмо, особено, когато съдържа оферта или друг тип предложение, то го направете само веднъж. Хората често се увличат и поставят възклицателни знаци в края на всяко изречение от електронните си писма. В резултат, писмото изглежда твърде емоционално, строго, понякога дори заплашително. Затова, с възклицателните знаци трябва много да се внимава, казва Патчър.

6. Внимателно с шегичките

Иронията често се губи като нюанс в невербалната реч: ние не чуваме интонацията и не виждаме изражението на лицето на събеседника. Добре е чувството за хумор да се включи в професионалната кореспонденция едва след като опознаете добре адресата.

7. Разни хора, разни идеали

Често, между хората възниква неразбиране заради културни различия. Особено, когато си пишат, без да се познават добре. Представителите на някои култури като японците, китайците, арабите например искат първо да опознаят човек по-добре и тогава да се пристъпи към съвместна работа. За тях е по-приемливо да пишат и получават по-лични писма. От друга страна, по-дистанцирани нации в общуването като германците, американците или скандинавците предпочитат колкото се може по-бързо да се премине към деловата част в кореспонденцията.

8. Винаги отговаряйте

Наистина, не е лесно да се отделя достатъчно време за отговор на всяко писмо, предназначено за вас, но се старайте да го правите. Отговаряйте, дори и ако писмото е пратено до вас погрешка, особено, ако този, който го е изпратил, посочва, че очаква отговор. Това е признак не само за добро възпитание, а и за качества, които предизвикват доверие към вас – особено важно предимство в професионална среда.

9. Четете, преди да изпратите

Грешките в писмен текст никога не остават незабелязани. Възможно е дори да дискредитират репутацията ви. Затова, преди да изпратите писмо, прочетете го поне веднъж, по възможност, на глас.

10. Адресът – най-накрая

Не бихте искали да изпратите недовършено или „празно” писмо. Затова, създайте си навик да добавяте адреса на получателя едва след като сте свършили всичко останало – написали сте темата, обръщанието, прикачили сте файловете и т.н..

11. И още веднъж – двойна проверка

Много е важно да сте сигурни, че сте попълнили правилния адресат. Това е една от най-често допусканите грешки, която поставя в неудобна ситуация както самите вас, така и човека, който погрешка е получил писмото.

12. Придържайте се към класическите шрифтове

Основното правило винаги е било и ще бъде: писмото трябва да се чете лесно. Затова, придържайте се към класическите шрифтове, цветове и размер на буквите. Прието за норма е големината на буквите да варира от  10 до 12 кегела, шрифтът да е от рода на Arial, Calibri, Times New Roman. А колкото до цвета, най-надежден избор си остава черният.

13. Бъдете сдържани

Не използвайте витиевати изрази или пък ярки думи с негативен подтекст. За да избегнете неразбиране или по-лошо – отдръпване и обида, Патчър съветва отново, преди изпращане, да прочетете писмото на глас. Ако ви се стори рязко, такова ще изглежда и на получателя.

14. Нищо не остава скрито

Винаги помнете, че всяка електронна кореспонденция оставя следи, тоест, може да бъде прочетена и от някой друг. Така че, не пишете нищо, което не е предназначено за чужди очи. Не пишете нищо, което може да разруши живота ви или да причини вреда на други. Не пишете нищо, за което после ще ви се наложи да се извинявате.

Източник: iBusiness

 

Оригинална публикация 

 

Маркетинг умения, полезни на всеки собственик на малък бизнес

www.manager.bg I 25.01.2015г.

Малкият бизнес не може да си позволи да игнорира маркетинга през 2015 г. 

Развива се надпревара за вниманието на онлайн потребителите, в която участват все повече играчи от този сегмент. Затова е важно собствениците да отделят време да се учат на нови стратегии и тактики, които да им помагат да увеличават лоялните клиенти, да популяризират марката и да обвързват купувачи. 

Част от тези умения изброява материал в Business Insider. Ето кои от тях посочва той за важни. 

Изработването на видео, което да представя продукти. Не е невъзможно да се научи. През 2015 г. видео маркетингът ще бъде по-важен от всякога. Посетителите на уебсайтове са 64% по-склонни да купуват даден продукт в един сайт за онлайн продажби след като са гледали видеоклип, който го представя. 

Умение да се печелят нови клиенти чрез имейли. Имейл маркетингът е друга област, която се очаква да работи добре за директните проджби на малките фирми през тази година. Актуално изследване в САЩ например показва, че ако до хората са достигали маркетингови имейли, потребителите биха харчили 138% повече от други, които не са получавали оферти по електронната поща. Много налични онлайн и печатни издания дават добри съвети как да се организират имейл кампании от непрофесионалисти. 

Автоматизация на маркетинга. Инвестиция в софтуерни платформи и технологии, разработени за маркетингови отдели и компании, с които инструменти може по-лесно да се маркетира в множество канали онлайн като имейли, социални медии, уебсайтове и да се задават задачи. 

Основни познания за оптимизацията на търсенето в Google (SEO). 

Добро писане на рекламна и пиар информация. Kачеството на съдържанието се сдоби с още по-голяма важност за маркетинга. Затова, за всеки управител на малък бизнес без бюджет за реклама, желаещ да разшири дейността си, днес е полезно да чете повече за писането на текстове за публикуване от името на фирмата в блогове, сайтове, социални медии. Писането е ценно за всеки професионалист, особено за предприемача. То се учи с практика. Споделянето на текстове с високо качество предлага добавена стойност на потребителите, която ги свързва с марката.

 

Оригинална публикация